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中堅企業IT部門の日常

中堅企業IT部門の中間管理職で半研究者の雑談です。毎週火曜日更新予定

日本企業で無駄な会議が減らない理由

コミュニケーション

日本企業に来てみて思うのは、無駄な会議の多いこと。その原因の一つはコミュニケーションのバランスの問題かと。

 

コミュニケーションって

「コミュニケーションをしっかり取って」とか良く言われますが、そもそも”コミュニケーション”とは何かと。

普段何気なく使っているコミュニケーションですが、大変大変奥の深いもので、語りだしたら、2,3日じゃすまない内容です。

 

コミュニケーションも初期のころは、単なる情報伝達という扱いでしたが、その後、感情の共有や文化的な価値観の共有などと解釈が拡大されていき、1970 年代前半の調査で、126 の定義が見つかっているようです。今ではもっと増えています。

その辺の話はこちらをご参照ください。 

コミュニケーション学―その展望と視点

コミュニケーション学―その展望と視点

 

 さて、いきなり話がそれましたが、ここでは、コミュニケーションは共有したい情報がちゃんと相手に伝わること、くらいで。

 

発信者の強いコミュニケーション

以前在籍していた、スタートアップや外資系は、今思えば発信者が強いコミュニケーションでした。なにか情報を共有したければ、メールや掲示板を使って共有していました。(いまならSNS系のツールだと思いますが)

 

多くの人に伝えければ、その対象者をccに入れてメールします。届いたメールは受けては読まなければなりません。必ず読むのがルールです。

万が一、受けてが見落としてトラぶった場合は、「X月Y日にメールいれています。見ていないあなたが悪い」と言える文化です。

以前在籍していた、スタートアップや外資系は、今思えば発信者が強いコミュニケーションでした。なにか情報を共有したければ、メールや掲示板を使って共有していました。(いまならSNS系のツールだと思いますが)

多くの人に伝えければ、その対象者をccに入れてメールします。届いたメールは受けては読まなければなりません。必ず読むのがルールです。

 

そもそも、会社でFace to Faceしている暇もないので、メール等のツールでコミュニケーションをとるしかありません。

 

発信者は送ったらOK,あとは受信者がちゃんと読む必要があるのです。

 

受信者が強いコミュニケーション

一方、日本企業に来て驚いたのは、受け手の強さです。


メールなんてccに来てるのは、基本スルーです。toで送っても平気で「あ、見落としてた、で何?」みたいなことが発生します。

さらに、受け手がちゃんとメールを読んでなくトラぶっていた場合、

「メールだけで伝わる訳ないだろ、こっちがちゃんとわかるように伝えろよ」

となります。最初は「逆切れ?」とか思ったのですが、そうではありません。これが会社のルールなんです。

 

そうなると何が発生するかというと、Face to Faceの会議が大量に増えます。

  • 根回しという名のメールを読まない役員に対する説明会
  • 情報共有会という大量に部門トップがあつまるリスクヘッジの会議

などなど、意味不明の会議が増えていきます。

 

特に、情報共有会などは、メールで資料回せば十分なはずなんですが、それだと「聞いていない!」が発生するので、ながながと大量の人を投入して実施されます。

内容は、メール読めばわかるよねレベルのことを口頭で話、時には、話好きのおじさんが朗朗と持論を披露するそんな会議になります。

しかも、定期化されると最悪です。

 

受信者側が強い会社では、恐らく延々と会議が増えていきます。まあ、あまり2,3企業の話で、一般化するのもなんですが、多かれ少なかれ同じような感じではないかと。

 

結局会議ってなんなんだ

じゃあ、外資系はベストなのかというとそうでもありません。結局、送ったもん勝ちというカルチャーになると、なんでもかんでもccが入ってきます。これ関係ないだろうって話もccが入っていて、そこに発信者の意図をくみ取らないといけなかったりします。

発信者もリスクヘッジで「とりあえずccを入れておけ」的なのが蔓延するので、メールが大量になってしまったりもします。でも恐らく会議は減ります。

 

Face to Faceの会議というのは、

  • 時間と場所が固定され
  • 多対多が同時にコミュニケーションできる

コミュニケーションの1手段です。これがskypeになると、場所が緩和されます。さらに電話となると1対1になります。メールなら時間の固定が緩和されます。

結局、会議はコミュニケーションの一手段であり、利用されるかどうかは、周りの環境によって決まります。

 

どれを選ぶかは、会社の戦略(思いつき?)、上司のITリテラシーなんかで決まるわけです。skypeもろくに使えない上司は、Face to Faceしかありません。

 

まあ、中間管理職は、どっちが好きな上司が来ても対応できるようにしておくだけです。コントロールできませんから。

 

 (会議そのものを効率化するのも大事です) 

すごい会議?短期間で会社が劇的に変わる!

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